Facturi: Tot ce trebuie să știi
- Ce este o factură?
- Model de factură
- Ce ar trebui să conțină o factură
- Tipuri de facturi
- Instrumente de facturare
Ce este o factură?
O factură este un document oficial pe care o companie îl trimite clientului său atunci când vinde produse sau servicii. Aceasta indică ce anume și pentru cât s-a vândut. Factura este adesea utilizată ca o cerere de plată și include detalii de plată. O factură corectă trebuie să fie precisă și lipsită de adaosuri inutile.
Model de factură
Ce ar trebui să conțină o factură
Există cerințele pentru o factură standard, bine formulată:
Cerințe obligatorii ale facturii
Acestea sunt detaliile/secțiunile pe care o factură corectă ar trebui să le aibă:
- Antet- "Factura": În antetul facturii trebuie să se precizeze clar că este o factură, deoarece astfel clientul va ști mai ușor ce primește și cum să o trateze.
- Numărul facturii: Ajută la urmărirea facturii, precum și la păstrarea în ordine a evidențelor financiare.
- Data facturii: Aceasta este data la care factura a fost creată și trimisă.
- Descrierea produselor sau serviciilor furnizate: Descrierea trebuie să fie explicită și scrisă clar. De asemenea, ar trebui să fie cât mai scurtă posibil. Nu este nevoie de o detaliere lungă a serviciilor/produselor.
- Detalii privind cantitățile de produse: Completați cantitatea corectă a tuturor produselor furnizate.
- Prețurile unitare: Specificați sumele în mod clar. Pentru a minimiza riscul de diferențe datorate rotunjirilor, se recomandă ca prețurile să fie rotunjite la două zecimale în scopuri contabile.
- Detalii privind eventualele reduceri acordate: Precizați exact reducerea acordată și pentru ce produse sau servicii este oferită.
- Prețul subtotal: Este suma totală a tuturor serviciilor sau bunurilor oferite, minus TVA. Este, de asemenea, suma la care aplicați cotele de TVA.
- Taxa/cotele de TVA aplicate: TVA variază de la un produs la altul. Asigurați-vă că sunteți la curent cu cotele actuale de TVA.
- Valoarea totală a TVA-ului aplicat: Calculați valoarea totală a cotelor de TVA și specificați-o clar.
- Cuantumul total al facturii: Aceasta este suma totală a tuturor produselor sau serviciilor oferite plus cotele de TVA. Aceasta este suma definitivă pe care o va plăti clientul. Asigurați-vă că este corectă pentru a evita întârzierea plății.
- Denumirea companiei: Aceasta trebuie să fie denumirea corectă a afacerii dumneavoastră înregistrate.
- Adresa de afaceri a companiei: Aceasta este adresa oficială a companiei dumneavoastră.
- Nr. Reg. Comerțului: Acesta este numărul atribuit societății dumneavoastră atunci când a fost înregistrată.
- CIF-ul societății: Acesta trebuie să fie necesar în scopuri fiscale. Acesta poate fi omis dacă societatea dumneavoastră nu este plătitoare de TVA.
- Numele companiei clientului: Aceasta este denumirea înregistrată a companiei clientului dumneavoastră.
- Adresa companiei clientului: Aceasta este adresa înregistrată a companiei.
- Nr. Reg. Comerțului al societății clientului: Asigurați-vă că ați completat numărul de înregistrare corect al societății.
- CIF-ul clientului: În scopul impozitării, CIF-ul clientului dumneavoastră trebuie să figureze pe factură. Acesta poate fi omis dacă societatea nu este plătitor de TVA.
- Moneda: Aceasta este o adăugare necesară pe factură pentru a vă asigura că nu se produce nicio confuzie.
- Capital social
Cerințe opționale ale facturii
Aceste secțiuni sau detalii pot fi adăugate sau omise în funcție de preferințele dumneavoastră:
- Data scadentă: Aceasta este data la care plata totală este scadentă.
- Taxă de întârziere: Aceasta este o taxă suplimentară pentru situațiile în care clientul nu plătește la data scadentă.
- Date de plată: Acestea sunt datele bancare ale companiei dumneavoastră sau orice altă opțiune de plată pe care o preferați. De exemplu, numele băncii, IBAN, SWIFT/BIC sau PayPal sau numerar.
- Adresa de e-mail: Aceasta este adresa de e-mail oficială a companiei dumneavoastră.
- Numărul de telefon: Acesta ar trebui să fie numărul de telefon oficial al firmei dumneavoastră.
- Numărul de referință al plății: Acesta este pentru urmărirea plății.
- Număr de client: Numerele care sunt atribuite pentru a urmări activitățile de afaceri cu clienții dumneavoastră.
Tipuri de facturi
- Factura TVA: factură standard emisă de un plătitor de TVA
- Factură pentru neplătitorul de TVA: factura standard emisă de o societate neplătitoare de TVA
- Factură proformă: cerere simplă de plată
- Notă de credit: rambursarea unui client
- Factură recurentă: facturarea automată a unui client abonat
Instrumente de facturare
- Program simplu de facturare
- 38 Modele de facturi gratuite - Word, Excel, PDF, Google Docs/Sheets
- Generator de facturi în format PDF [Gratuit]
Sugestii suplimentare de facturare:
Când trimiteți e-mailul de notificare a facturii către un client, este recomandabil să adăugați "mulțumesc" la sfârșit. Acest lucru arată politețe, precum și amabilitate profesională. Este bine știut faptul că a spune "mulțumesc" poate duce departe, astfel că a face o practică din adăugarea acestuia la facturile dumneavoastră va ajuta cu siguranță la creșterea afacerii dumneavoastră.
Asigurați-vă că fiecare detaliu din factură este corect pentru a preveni întrebările din partea clienților dumneavoastră și bătăile de cap evitabile. Detaliile incorecte ale serviciilor sau produselor dumneavoastră ar putea duce la întârzieri de plată, la o relație tensionată cu clienții și la împiedicarea generală a afacerii dumneavoastră.