- Cum să faceți o factură (video)
- Cum să faceți o factură cu reduceri
- Cum să faceți o copie de factură
- Cum să faceți o factură fără TVA
- Cum să faceți facturi în limba engleză, franceză sau alte limbi
- Cum sa creați o factură proformă
- Cum să creați o ofertă de preț
- Cum să modificați setările
- Cum să personalizați tipizatul facturii
- Cum să creezi facturi recurente
1. Cum să faceți o factură
1.1 Mergeți la „Facturile mele” și alegeți „Adăugați o factura nouă”, va trebui să completați formularul următor:
1.2 (Număr factură): Acest camp genereaza automat numarul facturii, doar daca nu doresti sa setezi tu unul personalizat.
1.3 (Data facturii): Data in care doresti sa se emita factura. Aceasta data este generata automat, doar daca nu doresti sa setezi tu una personalizata.
1.4 (Data scadentă): Data pana la care doresti sa se faca plata. Data este generata automat, doar daca nu doresti tu sa specifici alta.
1.5 (Tip): Care este tipul facturii tale?
1.6 (Taxa de întârziere): Daca planuiesti sa iti taxezi clienti pentru platile intarziate, poti specifica aici procentul taxei din suma totala.
1.7 (Număr de referinţă): Numarul de referinta este un numar unic de comanda, aplicatie, folosit pentru a desemna si localiza usor o comanda.
1.8 (Observații în factură): Daca ai anumite instructiuni sau informatii pe care doresti sa le pui in factura, completeaza acest camp si va aparea mai jos.
1.9 (Textul emailului): Sistemul nostru de facturare va permite sa trimiteti facturile direct de pe site-ul nostru. Va rugam completati acest camp daca doriti sa introduceti text in corpul emailului trimis
Trebuie să introduceți manual datele despre client dacă lista este goală.
1.10.1 (Numele clientului): Numele clientului tau poate fi introdus aici.
1.10.2 (Nr.Reg.Comertului): Numarul de inregistrare la registrul comertului al companiei.
1.10.3 (CIF): Camp optional pentru Codul de identificare fiscala/Numar de inregistare TVA. Va aparea pe facturile tale..
1.10.4 (Adresa clientului): Adresa pe care doresti sa o specifici pe factura.
1.10.5 (Cod Poștal): Cod Poștal
1.10.6 (Email-ul clientului): Email-ul clientului unde va fi trimisa si factura.
Este momentul să adăugați produse, cantitatea și prețurile acestora, după completarea detaliilor clientului. Completați informațiile despre produse și apăsați butonul „Adăugați”. Puteți adăuga mai multe produse.
1.11.1 (Lista bunuri): Aceasta sectiune afiseaza produsele pe care le-ai selectat din lista de bunuri deja introduse.
1.11.2 (Adaugă bun): Aici poti modifica numele produsului si pretul. De asemenea este posibil sa adaugi cantitatea produsului care va fi sumarizata in factura.
1.11.3 (Lista Rapidă a bunurilor mele): Lista rapida a tuturor bunurilor. Apasa pe orice articol doresti sa apara in factura.
1.12 Apăsați butonul "Salvați" când produsele sunt adăugate și factura va fi gata. Puteți descărca, edita, strege sau trimite clienților dumneavoastră în formatele PDF/XLS/Word/HTML.
Exemplu de factură PDF:
2. Cum să faceți o factură cu reduceri
2.1 Discountul care se aplică tuturor produselor și serviciilor enumerate în factură poate fi adăugat ca un produs normal, singura diferență este că prețul ar trebui să aibă o valoare negativă. De exemplu, «Nume»:„Discount general”, «Preț»: „-100”.
2.2 Reducerea pentru un anumit produs sau serviciu se va face dacă vom completa câmpul de reducere cu o valoare specifică. Există, de asemenea, o opțiune de a alege dacă vreți să aveți reduceri directe sau procent din preț.
2.3 Este posibil să combinați atât reduceri generale, cât și reduceri specifice:
Tipizat de factură cu reduceri:
3. Cum să faceți o copie de factură
Unele facturi au detalii similare. În acest caz, este mai confortabil să faceți o copie de factură și să editați numărul sau produsele. Accesați secțiunea „Facturile mele”, alegeți o factură și apăsați pictograma "copiați". O nouă copie a facturii va apărea în partea de sus a listei.
Puteți edita detaliile facturii făcând clic pe pictograma „editați”.
4. Cum să faceți o factură fără TVA
Pentru a face facturi fără TVA, trebuie să setați valoarea TVA la „0” în setări.
5. Cum să faceți facturi în limba engleză, franceză sau alte limbi
Software-ul nostru suportă o gamă largă de țări și limbi. Puteți face facturi în limba specifică pentru cerințele specifice ale țării, dacă vă înregistrați un cont în limba preferată.
6. Cum sa creați o factură proformă
Pentru a crea factură proformă trebuie să alegeți «Tipul» facturii - factură Proforma. Se poate face în timpul procesului de formare a facturilor.
7. Cum să creați o ofertă de preț
Când creați o factură nouă sau modificați una existentă, tipul de factură trebuie să fie setat la „Cotație Preț”.
8. Cum să modificați setările
Faceți clic pe "Setările mele" din meniul din stânga. Acolo sunt 6 secțiuni: Profilul Utilizatorului, Detaliile companiei mele, Detalii plată, Setări email, Setări factură, Şablon de factură.8.1 Profilul Utilizatorului:
Setările profilului utilizatorului păstrează datele de înregistrare ale utilizatorilor pe care le puteți modifica oricând. E-mailul va fi utilizat atât pentru notificări, cât și pentru livrarea facturilor.
8.2 Detaliile companiei mele:
- (Denumire firma): Numele companiei pe care o vrei afisata pe facturile tale. Exemplu: My SRL.
- (Telefon): Introdu numarul tau de telefon cu tot cu codul tarii. Exemplu: (+4)021.2345678.
- (Adresă): Adresa ta pe care o vrei specificata pe factura
- (Cod Poștal): Cod Poștal
- (Nr.Reg.Comertului): Numarul de inregistrare la registrul comertului al companiei.
8.3 Detalii plată:
- (Nume Bancă): Numele bancii tale, necesar pentru a putea primi transferuri bancare. Exemplu: BCR..
- (IBAN): Poti alege sa completezi contul tau IBAN pentru a putea primi plata prin transfer bancar.
- (SWIFT / BIC): Acest camp este necesar pentru codul SWIFT..
- (Adresa bancara): Sucursala bancii este necesara pentru a putea primi plati prin transfer bancar. Va aparea pe factura.
- (Metoda de plată alternativă): Daca doresti sa introduci o a doua optiune de plata, completeaza acest camp. Exemplu: Paypal.
- (Cont de plată): ID-ul pentru a doua optiune de plata. De exemplu emailul cu care aveti contul Paypal: my@paypal.com
- (Metoda de plată alternativă 2): Daca doresti sa introduci o alta optiune de plata completeaza acest camp. Exemplu: Payoneer.
- (Cont de plată 2): ID-ul pentru cealalta alternativa de plata. Exemplu: my@payoneer.com
- (IBAN 2): Completeaza acest camp daca doresti ca numarul IBAN sa apara pe facturile tale.
- (CIF): Camp optional pentru Codul de identificare fiscala/Numar de inregistare TVA. Va aparea pe facturile tale..
- (TVA(%)): Seteaza valoarea TVA in acest camp.
- (Prețurile includ TVA): Aceasta optiune iti permite sa adaugi TVA la preturile specificate sau sa-l contina in preturile specificate..
- (Valuta): Selectati valuta in care planuiti sa va facturati clientii.
- (Formatul datei calendaristice ): Formatul de dată calendaristică utilizat în țara dvs. Pentru SUA formatul este Luna/ziua/Anul (12/24/2018) iar pentru majoritatea țărilor europene formatul este ziua.luna.anul (24.12.2018).
8.4 Setări email
- (Textul emailului): Sistemul nostru de facturare va permite sa trimiteti facturile direct de pe site-ul nostru. Va rugam completati acest camp daca doriti sa introduceti text in corpul emailului trimis
- (Semnătura în email): Sistemul nostru de facturare va permite sa trimiteti facturile direct de pe site-ul nostru. Va rugam completati acest camp daca doriti sa introduceti detalii de contact alternative, titlul angajatului si numele companiilor in semnatura emailului
8.5 Setări factură
(Termenul de plată al facturii (în zile)): Perioada preferata de plata (data scadenta) este data curenta + acest numar de zile pe care-l specifici aici..
(Taxă de întârziere): Daca planuiesti sa iti taxezi clienti pentru platile intarziate, poti specifica aici procentul taxei din suma totala.
(Unitatea de măsură ): Poti specifica un titlu/denumire pentru unitatea de masura in acest camp. Va fi afisat in campul de cantitate. De exemplu: unitati, litri, articole etc..
(Separator de decimale ): Poti alege cum sa separi numerele in suma.
(Logo(.jpg, .png, .gif)): Apasa pe butonul 'alege fisier' pentru a incarca logo-ul companiei care va aparea pe facturile tale in format .jpg. Asigura-te ca extensia fisierului este in litere mici (.jpg si nu .JPG)..
8.6 Şablon de factură
Puteți alege orice tipizat doriți pentru facturile dumneavoastră. Există 4 formate generale disponibile: PDF (.pdf), HTML (.html), (.xls), Word (.dotx). De asemenea, este posibil să faceți modificări sau să încărcați propriile tipizate și să le utilizați.
9. Cum să personalizați tipizatul facturii
Pentru a vă personaliza șablonul de factură XLS/Word/PDF/HTML, trebuie să descărcați una dintre șabloanele XLS/Word/PDF/HTML pregătite din lista de mai jos. Există diferite secțiuni bloc care încep cu simbolul „${” și se termină cu „}”. Eliminați aceste blocuri numai dacă nu doriți să vedeți aceste informații în facturi. Puteți să mutați blocurile și să puneți câteva informații suplimentare pe care doriți să le vedeți în facturile dumneavoastră. Dacă aveți nevoie de explicații, contactați departamentul nostru de asistență și vă vom ajuta cu plăcere.9.1. Adăugați noi parametri personalizați.
După adăugarea câmpurilor noi, puteți adăuga parametri noi în șablonul de facturare (cu excepția modulului de produse). Trebuie să scrieți în tipizatul facturii, în locul unde doriți să adăugați noul parametru, textul următor: ${numele parametrului}. De exemplu, ${test}, unde „test” este numele parametrului.
NB! Este obligatoriu să folosiți dispunerea tastaturii în limba engleză pentru scrierea simbolurilor ${} sau doar să le copiați din tipizat.
9.2. PDF/HTML:
1. Faceți clic pe unul dintre șabloanele la alegere. După ce faceți clic codul va apărea mai jos în a 2-a secțiune, modificați-l și vă rugăm să apăsați butonul „Salvați”.
2. Editați șablonul după cum doriți și vă rugăm să apăsați butonul "Salvați". Șablonul PDF actual:
9.3. XLS/Word:
1. Alegeți și descărcați unul dintre șabloane.
3. Editați șablonul descărcat după cum doriți și vă rugăm încărcați-l aici în extensia .xls/.dotx
10. Cum să creezi facturi recurente
Cu facturi recurente puteti factura clienții recurenți automat. Facturile create automat vor apărea în lista facturilor normale.
În setările facturii puteţi stabili 2 parametri pentru facturile recurente:
- Sufix pentru facturi recurente: De exemplu, dacă setați " - A" atunci numerele de factură recurente viitoare vor fi "1 - A", "2 - A", …
- Numărul facturii recurente următoare: Următorul număr de factură recurent va avea această cifră + prefix
Pentru a face o nouă factură recurentă, mergeți la «Facturi recurente» și alegeți «Adaugă». Va trebui să completați următorul formular:
Toate câmpurile de intrare vor fi la fel ca pentru o factură normală, dar există câteva excepţii:
- Nu există număr de factură, data emiterii și data scadenței, deoarece aceste informații vor fi stabilite automat în viitor.
- Perioada (luni) : Cât de des aveți nevoie să faceți și să trimiteți facturi recurente? Exemplu: introduceți cifra "1" și facturile vor fi create automat și trimise clientului în fiecare lună, "12" o dată pe an etc.
- Prima factură: Data la care prima factură va fi creată automat şi trimisă clientului dumneavoastră. Facturile viitoare vor fi emise în aceeaşi zi a lunii.
- Ultima factură: Data la care va fi creată ultima factură şi trimisă clientului. Poţi să lăsați necompletat.
Când facturile recurente sunt gata, facturile dumneavoastră vor fi create automat în cont şi trimise clienţilor dumneavoastră. Facturile vor fi emise în aceeași zi a lunii, după cum ați setat în “prima factură”.